KAMAKAMU – Membuat Key Performance Indicator (KPI) yang tepat itu krusial banget buat kesuksesan bisnis kamu.
Ibaratnya, tanpa KPI yang jelas, bisnismu seperti berjalan dalam kegelapan. Namun, seringkali proses pembuatan KPI ini nggak semudah yang dibayangkan.
Banyak jebakan yang tanpa disadari justru bikin KPI jadi nggak efektif.
Nah, artikel ini akan mengupas tuntas tiga kesalahan umum yang sering terjadi saat menentukan KPI dan yang paling penting, bagaimana cara menghindarinya!
Etika Menitipkan Barang Kepada Teman yang Bepergian
Simak sampai akhir ya, karena ada studi kasus menarik tentang penjualan barang elektronik yang bisa banget kamu jadikan inspirasi.
Mengapa Data Valid Itu Wajib dalam Menetapkan Target KPI
Dilansir dari YouTube Tom MC Ifle Kesalahan pertama yang sering banget terjadi adalah menetapkan target KPI tanpa didukung data yang valid.
Bayangkan, kamu ingin meningkatkan penjualan, tapi nggak punya laporan keuangan yang jelas.
Alhasil, target penjualan yang kamu tetapkan hanya berdasarkan perkiraan atau tebak-tebakan.
Tentu saja, target seperti ini bisa jadi nggak realistis dan nggak fokus. Oleh karena itu, saat membuat KPI, pastikan kamu memiliki data yang relevan dan akurat.
Daripada mengukur sesuatu yang datanya nggak ada, lebih baik fokus pada data yang sudah tersedia dan terpercaya.
Formula SMART
Lalu, bagaimana cara menghindarinya? Gunakan formula SMART: Specific (spesifik), Measurable (terukur), Achievable (dapat dicapai), Relevant (relevan), dan Time-bound (terikat waktu).
Contohnya, daripada bilang “Saya mau meningkatkan penjualan,” lebih baik katakan “Saya ingin meningkatkan penjualan sebesar 10% dalam 1 tahun ke depan.”
Dengan target yang spesifik dan terukur seperti ini, kamu jadi lebih mudah untuk memantau progresnya.
Selain itu, pastikan kamu memiliki akses terhadap laporan data secara berkala. Semakin sering dan akurat data yang kamu dapatkan, semakin baik pula KPI yang kamu buat.
Dengan adanya dashboard seperti Profitku atau bahkan sekadar spreadsheet, kamu bisa memantau perkembangan KPI secara real-time dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan.
Pastikan KPI-mu Relevan dengan Tujuan Bisnis
Kesalahan kedua yang nggak kalah penting adalah ketika KPI yang diukur nggak relevan dengan tujuan bisnis yang ingin dicapai.
Contohnya, kamu ingin meningkatkan omset penjualan, tapi KPI yang kamu ukur justru jumlah laporan. I
ni jelas nggak nyambung! Untuk itu, kamu perlu memastikan bahwa ketika KPI tercapai, tujuan bisnismu juga ikut tercapai.
Coba deh pikirkan, kalau KPI-mu adalah meningkatkan jumlah pelanggan, apakah dengan bertambahnya pelanggan otomatis penjualanmu juga meningkat? Kemungkinan besar iya, tapi belum tentu pasti.
Ukur Indikator Pendukung untuk KPI yang Lebih Akurat
Maka dari itu, penting untuk mengukur indikator lain yang bisa memperkuat informasi tersebut, misalnya rata-rata belanja pelanggan.
Bisa jadi jumlah pelanggan bertambah, tapi rata-rata belanjanya justru menurun.
Sebaliknya, ada juga KPI yang jelas nggak relevan, misalnya kamu ingin meningkatkan penjualan tapi yang diukur adalah jumlah pengunjung website.
Tidak ada jaminan kan kalau pengunjung website meningkat, penjualanmu juga pasti ikut naik?
Begitu juga dengan kasus ingin meningkatkan loyalitas pelanggan tapi yang diukur malah jumlah follower media sosial.
Jumlah follower yang banyak belum tentu mencerminkan pelanggan yang loyal.
Akan tetapi, kalau kamu mengukur berapa banyak repeat order atau berapa banyak member yang kembali berbelanja, itu baru relevan dengan tujuan meningkatkan loyalitas pelanggan.
Jangan Lupakan Pembahasan KPI Secara Rutin
Kesalahan ketiga yang sering dilupakan adalah KPI sudah dibuat dan diukur, tapi nggak pernah dibahas secara rutin.
Akibatnya, karyawan yang bertugas mengukur KPI jadi merasa percuma karena datanya nggak pernah ditindaklanjuti.
Suatu waktu, kamu mungkin tiba-tiba ingat dan menanyakan laporan KPI yang sudah berbulan-bulan nggak pernah dibahas.
Tentu saja, karyawan akan merasa demotivasi karena merasa usahanya sia-sia.
Jadikan Pembahasan KPI sebagai Agenda Wajib Meeting
Oleh sebab itu, jadikan pembahasan KPI sebagai agenda rutin dalam meeting. Jadikan data KPI sebagai bahan utama yang dibahas.
Dengan membahasnya secara berkala, kamu dan tim bisa melihat progres, mengidentifikasi masalah, dan merumuskan strategi korektif.
Dengan demikian, tujuan-tujuan bisnismu akan lebih mungkin tercapai secara maksimal.
Studi Kasus Penerapan KPI di Bisnis Ritel Elektronik
Mari kita lihat studi kasus menarik dari sebuah toko elektronik. Awalnya, mereka nggak punya KPI yang jelas, hanya fokus pada laporan keuangan bulanan.
Namun, dengan pendekatan ini, mereka kesulitan untuk melakukan perubahan atau meningkatkan performa bisnis secara proaktif.
Akhirnya, mereka menetapkan tujuan untuk meningkatkan profit margin.
Identifikasi Faktor Kunci Sukses dan Tetapkan KPI yang Relevan
Langkah pertama, mereka mengidentifikasi faktor kunci keberhasilan (key success factor) untuk mencapai profit tersebut.
Ternyata, salah satu faktornya adalah tingginya traffic atau jumlah pengunjung toko.
Kemudian, mereka menetapkan KPI pertama, yaitu jumlah pengunjung toko, dengan menunjuk General Manager (GM) sebagai penanggung jawabnya.
Akan tetapi, mereka menyadari bahwa pengunjung yang banyak saja nggak cukup.
Mereka juga perlu memastikan barang-barang yang dijual adalah barang yang fast moving atau sedang tren.
Maka dari itu, KPI kedua adalah ketersediaan (availability) barang-barang fast moving minimal 90%, dan bagian pembelian menjadi penanggung jawabnya.
KPI untuk Tim Penjualan dan Pentingnya Evaluasi Berkelanjutan
Selanjutnya, mereka juga melihat peran penting Sales Promotion Girl (SPG). SPG nggak bisa langsung jualan tanpa pengetahuan produk yang memadai.
Oleh karena itu, KPI untuk SPG adalah persentase kelulusan training dan tes product knowledge dengan target minimal 80-90%.
Menariknya, pada suatu waktu omset toko menurun padahal traffic dan ketersediaan barang fast moving sudah oke.
Setelah dicek, ternyata persentase kelulusan training SPG hanya 50%. Dari sini, mereka menyadari pentingnya KPI yang komprehensif dan pembahasan rutin untuk mengidentifikasi akar masalah dan mengambil tindakan yang tepat.
Kesimpulan
Kesimpulan, dengan menerapkan KPI yang tepat dan relevan, serta membahasnya secara rutin, bisnis toko elektronik tersebut jadi lebih terarah dan mampu mencapai tujuannya. Kamu juga bisa mencoba menerapkan langkah-langkah ini di bisnismu!
Jadi, buat kamu yang ingin bisnismu lebih terukur dan terarah, pastikan kamu menghindari tiga kesalahan umum dalam menentukan KPI ini. Manfaatkan tools seperti Profitku untuk memantau KPI secara real-time. Jangan ragu untuk mencoba fitur gratisnya untuk belajar dan merasakan manfaatnya.*
