KAMAKAMU – Pernah gak sih kamu merasa waktu habis percuma karena rapat yang gak jelas juntrungannya? Atau malah sering keluar dari ruangan rapat dengan perasaan bingung dan gak ada hasil yang konkret? Tenang, banyak orang yang merasakan hal yang sama.
Tapi, kabar baiknya adalah kita bisa kok bikin rapat jadi lebih efektif dan bermanfaat. Caranya? Salah satunya adalah dengan membuat agenda rapat yang super jelas dan terstruktur. Nah, biar kamu gak bingung lagi, yuk simak tips-tipsnya!
Solusi Cerdas untuk Menangani Konflik di Dalam Tim Kerja
Kenapa Agenda Rapat Itu Penting?
Dilansir dari YouTube Enhance.training agenda rapat itu kayak peta jalan buat rapat kamu.
Keberadaan agenda yang jelas membuat semua peserta jadi tahu tujuan rapat, topik yang akan dibahas, dan apa yang diharapkan dari mereka.
Alhasil, rapat bisa lebih fokus dan gak melenceng ke mana-mana.
7 Langkah Jitu Bikin Agenda Rapat yang Bagus
Tentukan Tujuan Rapat
Sebelum bikin agenda, tanyakan dulu pada diri sendiri, “Apa sih tujuan utama rapat ini?” Apakah untuk berbagi informasi, mencari solusi masalah, atau mengambil keputusan?
Dengan tujuan yang jelas, kamu bisa menyusun agenda yang lebih terarah.
Buat Daftar Topik yang Spesifik
Jangan cuma tulis topik yang terlalu umum. Buatlah daftar topik yang spesifik dan jelas.
Misalnya, bukan hanya menulis “Pembahasan Proyek Baru”, tapi tulis “Evaluasi Progress Tahap Pertama Proyek X”.
Tentukan Peserta yang Tepat
Undanglah peserta yang benar-benar relevan dengan topik yang akan dibahas. Jangan sampai ada peserta yang hanya jadi “penggembira”.
Alokasikan Waktu untuk Setiap Topik
Setiap topik butuh waktu yang berbeda-beda untuk dibahas. Alokasikan waktu yang cukup untuk setiap topik agar pembahasan bisa lebih mendalam.
Tunjuk Seseorang untuk Membuat Catatan
Catatan rapat itu penting banget, lho! Catatan bisa jadi referensi di kemudian hari dan memastikan semua keputusan dan tindakan yang diambil dalam rapat tercatat dengan baik.
Bagikan Materi Pra-Rapat
Jika ada materi yang perlu dipelajari sebelum rapat, bagikanlah beberapa hari sebelumnya. Dengan begitu, peserta bisa mempersiapkan diri dengan baik.
Evaluasi Rapat
Setelah rapat selesai, jangan lupa evaluasi. Tanyakan pada peserta apakah agenda sudah jelas, apakah waktu yang dialokasikan sudah cukup, dan apakah tujuan rapat sudah tercapai.*
